ผู้ใช้ทั่วไปส่วนใหญ่ทำงานกับอีเมลโดยตรงบนเว็บไซต์ ฟังก์ชันที่มีให้ก็เพียงพอที่จะสร้างและรับอีเมล แต่ถ้าคุณต้องการส่งจดหมายฉบับเดียวกันถึงคนจำนวนมาก คุณต้องส่งข้อความในเวลาที่กำหนด ส่งจดหมายต่อไปโดยไม่ต้องมีส่วนร่วมของบุคคลใดบุคคลหนึ่งในขณะที่เขากำลังพักผ่อนบนชายหาดในวันหยุด ในกรณีเช่นนี้ โปรแกรมและบริการทุกประเภทสำหรับการส่งจดหมายอัตโนมัติเข้ามาช่วยเหลือ พวกเขาแตกต่างกันในด้านการทำงาน จ่ายเงิน / ฟรี คุณลักษณะของงานและปัจจัยอื่น ๆ อีกมากมาย แต่สิ่งที่รวมเข้าด้วยกันคือพวกเขาไม่ต้องการมีคนทำงานอยู่ตลอดเวลา สามารถส่งอีเมลได้ตลอด 24 ชั่วโมงโดยมีช่วงเวลาที่ปรับได้ต่างกัน
ทำไมเราต้องการจดหมายข่าว
ความคิดเห็นที่ว่าเว็บไซต์เป็นเครื่องมือทางการตลาดหลักและมีประสิทธิภาพสูงสุดอยู่ไกลจากความจริง ผู้ซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการส่วนใหญ่ในที่เดียวการเยี่ยมชมหน้าเว็บยังไม่พร้อมที่จะตัดสินใจซื้อ เหตุผลอาจแตกต่างกันและไม่ใช่ครั้งสุดท้ายคือการหลงลืมซ้ำซาก ลูกค้าจำไม่ได้ว่าเห็นบางสิ่งที่ดึงดูดความสนใจของพวกเขา ผู้ซื้อที่มีศักยภาพบางรายต้องได้รับการเตือนตัวเองซ้ำๆ จนกว่าจะตัดสินใจซื้อในที่สุด และอีเมลอัตโนมัติที่ส่งออกไปก็เป็นเครื่องเตือนใจ
ความเป็นไปได้ของไคลเอนต์อีเมลและบริการ
มีโปรแกรมและบริการมากมายสำหรับการส่งจดหมายโต้ตอบอัตโนมัติทั้งแบบชำระเงินและแบบฟรี ฟังก์ชันการทำงานไม่ได้จำกัดอยู่แค่การส่งจดหมายโดยปราศจากการแทรกแซงของมนุษย์ ความสามารถของมันกว้างกว่ามาก:
- ก่อนส่งจดหมายจำนวนมาก ประสิทธิภาพของจดหมายสามารถทดสอบกับกลุ่มผู้ใช้ที่เลือกได้โดยศึกษาสถิติการส่งและการส่งจดหมายเหล่านี้ กิจกรรมของลูกค้าหลังจากได้รับ
- บริการช่วยให้คุณอัปเดตรายชื่อสมาชิกเป็นประจำโดยประมวลผลข้อความบริการเกี่ยวกับข้อผิดพลาดในการจัดส่ง ดังนั้น ทรัพยากรของระบบจะไม่สูญเปล่าไปกับการส่งจดหมายที่ไร้ประโยชน์ไปยังที่อยู่ที่ไม่มีอยู่แล้ว
- ข้อมูลสถิติเกี่ยวกับการคลิกลิงก์ในอีเมลจะช่วยประเมินประสิทธิภาพของแคมเปญโฆษณา
- เทคโนโลยีในตัวสำหรับกำหนดตำแหน่งของสมาชิกจะให้คุณเลือกจดหมายสำหรับส่งทางไปรษณีย์ตามภูมิศาสตร์
- ฐานส่งจดหมายเติมได้อัตโนมัติหลายแบบ เช่น สแกนเว็บไซต์บนเว็บ
การตอบกลับจดหมายอัตโนมัติได้รับการกำหนดค่าด้วย ซึ่งจะเป็นประโยชน์ เช่น เมื่อจากไป ผู้เขียนสามารถแจ้งได้ว่าได้รับจดหมายแล้ว แต่จะได้รับคำตอบเมื่อกลับมาหลังจากเวลาผ่านไป หากมีการเปลี่ยนแปลงที่อยู่อีเมล การรับอีเมลที่ส่งไปยังที่อยู่เดิมนั้นง่ายมาก เพียงแค่ตั้งค่าการส่งต่อ แต่จะแจ้งทุกคนที่เขียนว่าที่อยู่เก่าไม่เกี่ยวข้องอีกต่อไปและในครั้งต่อไปควรเขียนโดยตรงไปยังที่อยู่อื่นโดยตรงหรือไม่? และการเขียนอัตโนมัติจะช่วยในเรื่องนี้
โปรแกรมดังกล่าวมักจะมีเทมเพลตตัวอักษรทั่วไปที่ปรับเปลี่ยนได้ง่ายเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณ ด้วยเหตุนี้ การส่งจดหมายอัตโนมัติจึงทำให้คุณสามารถโปรโมตสินค้าและบริการโดยใช้เวลาและเงินเพียงเล็กน้อยในการโฆษณา ประมวลผล และวิเคราะห์จดหมายโต้ตอบ
ส่งอะไร
จดหมายที่นิยมที่สุดคือคำทักทาย (เช่น หลังจากลงทะเบียนกับแหล่งข้อมูล) และความขอบคุณ (เช่น สำหรับคำสั่งซื้อที่สมบูรณ์แบบหรือความร่วมมือระยะยาวกับบริษัท)
คำทักทายคือตัวอักษรที่อ่านกันมากที่สุด คนทั่วไปเคยเห็นพวกเขา ส่วนใหญ่เปิดพวกเขาเพื่อค้นหาข้อมูลที่เป็นประโยชน์หรือน่าสนใจบางอย่าง
จดหมายแสดงความขอบคุณอาจมีข้อมูลเกี่ยวกับการสั่งซื้อ วิธีการจัดส่ง โปรโมชั่นต่างๆ และส่วนลดสำหรับลูกค้าประจำ ทั้งหมดนี้ดึงดูดผู้คนและโดยทั่วไปแล้วจดหมายดังกล่าวจะถูกอ่านหรืออย่างน้อยก็อ่านโดยไม่ได้ตั้งใจ
เขียนอัตโนมัติได้เสนอผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องกับผู้ที่ซื้อหรือที่เขาสนใจ จดหมายจะช่วยให้คุณแสดงความยินดี เช่น สุขสันต์วันเกิด ยื่นข้อเสนอให้แต่ละคนได้เปรียบ
ในการทำงานกับปัญหาของลูกค้าที่ซับซ้อน แน่นอนว่าจำเป็นต้องมีผู้เชี่ยวชาญอยู่แล้ว แต่ปัญหาที่ง่ายกว่า ต้องขอบคุณตัวอักษรอัตโนมัติ ที่สามารถแก้ไขได้ตลอดเวลาและทุกวันเมื่อผู้ใช้ต้องการ
ในบรรดาโปรแกรมและบริการที่หลากหลาย โปรแกรม Outlook ของ Microsoft เป็นที่รู้จักกันดี ดังนั้นวิธีการสร้างรายชื่อผู้รับจดหมาย การตอบกลับอัตโนมัติ และการส่งต่อจดหมายบางฉบับไปยังที่อยู่อื่นจะได้รับการพิจารณาโดยใช้ตัวอย่าง
จดหมายข่าว
ในการส่งจดหมายถึงคนกลุ่มใหญ่ ไม่จำเป็นต้องเพิ่มพวกเขาในรายชื่อส่งเมลด้วยตนเองในแต่ละครั้ง ในการดำเนินการนี้ คุณสามารถสร้างรายชื่อส่งเมลได้ บนแท็บ "หลัก" ในโปรแกรม คุณต้องเลือกรายการ "สร้างกลุ่มผู้ติดต่อ" จากนั้นระบุชื่อสำหรับกลุ่มนี้และเพิ่มสมาชิกในกลุ่ม รายชื่อผู้เข้าร่วมและชื่อกลุ่ม หากจำเป็น จะถูกแก้ไขหรือลบออกทั้งหมด ผู้ติดต่อเดียวกันสามารถรวมอยู่ในกลุ่มผู้ใช้จำนวนมากโดยพลการซึ่งจะดำเนินการส่งจดหมายอัตโนมัติ ช่วยประหยัดเวลาได้มาก
เขียนอัตโนมัติ: วิธีการ
บางครั้งจำเป็นต้องส่งจดหมายอัตโนมัติตามเวลาที่กำหนดอย่างเคร่งครัด และในกรณีที่ไม่มีผู้ส่งเองที่คอมพิวเตอร์ การส่งอีเมลอัตโนมัติใน Outlook ช่วยให้คุณทำอย่างนั้นได้ คุณควรเขียนจดหมายธรรมดาแนบไฟล์ที่คุณต้องการ ระบุผู้รับหรือรายชื่อส่งเมล จากนั้นไปที่ส่วนเมนู "ตัวเลือก" นอกจากนี้ ในส่วนนี้ รายการ "การจัดส่งล่าช้า" ถูกเลือก และจากนั้น - "ไม่นำส่งจนกว่า" จากนั้นกำหนดค่าพารามิเตอร์ที่จำเป็นทั้งหมด รวมถึงวันที่และเวลาที่ส่งจดหมาย การแสดงหรือไม่มีการส่งและการแจ้งเตือนการอ่าน ฯลฯ
หลังจากระบุข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว ให้ส่งอีเมล มันจะถูกบันทึกไว้ในโฟลเดอร์ของจดหมายที่ส่ง แต่จริง ๆ แล้วมันจะไปถึงผู้รับในวันและชั่วโมงที่ระบุเท่านั้น เป็นสิ่งสำคัญที่ขณะนี้คอมพิวเตอร์เปิดอยู่ โปรแกรมกำลังทำงาน และมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตด้วย หากเงื่อนไขเหล่านี้ไม่ได้สร้างขึ้นในเวลาที่เหมาะสม การส่งจดหมายอัตโนมัติจะเกิดขึ้นในขณะที่ดำเนินการตามเงื่อนไขดังกล่าวในที่สุด ไม่สะดวกนัก แต่ทำอะไรไม่ได้แล้ว
ส่งต่ออีเมล Outlook โดยอัตโนมัติ
มีสองวิธีในการส่งจดหมายจากผู้รับคนแรกไปยังผู้อื่น - การส่งต่อและการเปลี่ยนเส้นทาง จดหมายที่ส่งต่อมีความโดดเด่นจากการมีตัวย่อ FW ในเรื่อง และผู้รับเห็นว่าที่อยู่เดิมส่งจดหมายจากที่อยู่ใด และหลังจากนั้นก็ส่งต่อถึงเขา ผู้รับไม่สังเกตเห็นการเปลี่ยนเส้นทาง เขาเห็นจดหมายที่ส่งโดยผู้ส่งคนแรก
การควบคุมการส่งต่อ
คุณสามารถตั้งค่าการส่งต่อข้อความทั้งหมด หรือสร้างกฎที่ควบคุมว่าควรส่งต่ออะไรและเมื่อใด ในกรณีนี้ ข้อความที่ส่งต่อจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์"อินบ็อกซ์". โปรแกรมวิเคราะห์จดหมายที่ส่ง และหากตรงตามเงื่อนไขที่ระบุในกฎ จะดำเนินการตามที่ระบุโดยกฎนี้ นี่ไม่ใช่แค่การส่งต่อจดหมายหรือการตอบกลับโดยอัตโนมัติเท่านั้น แต่ยังเปลี่ยนไปยังโฟลเดอร์เฉพาะ เช่น การเรียงลำดับ การลบ เป็นต้น
ในการสร้างกฎสำหรับการประมวลผลจดหมายขาเข้า คุณต้องเลือกรายการ "กฎ" บนแท็บหลักของโปรแกรม นอกจากนี้ ในเมนู "จัดการกฎและการแจ้งเตือน" อัลกอริทึมสำหรับการประมวลผลจดหมายที่ได้รับได้รับการกำหนดค่าโดยตรงแล้ว
ปฏิเสธไปข้างหน้า
ไม่สามารถส่งต่ออีเมลบางฉบับได้ - กรณีนี้เกิดขึ้นเมื่อผู้ส่งวางการป้องกันในอีเมลที่ส่ง ป้องกันไม่ให้ผู้รับแชร์ข้อมูลนี้กับบุคคลอื่น ข้อจำกัดดังกล่าวจะถูกลบออกโดยผู้ส่งเท่านั้น ผู้รับจะไม่สามารถทำเช่นนี้ได้
ในบริษัท ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดกฎเกณฑ์ของตนเองที่จำกัดหรือห้ามการส่งต่อจดหมายทั้งหมดนอกเครือข่ายของบริษัท และบางครั้งก็อยู่ภายใน สิ่งนี้ทำเพื่อปกป้องข้อมูลองค์กร
ตอบกลับอัตโนมัติ
หากผู้รับไม่อยู่เนื่องจากเดินทางไปทำงาน ลาพักร้อน เจ็บป่วย หรือด้วยเหตุผลอื่น คุณสามารถตั้งค่าการตอบกลับจดหมายอัตโนมัติได้ หากอีเมลนั้นอยู่ในบริการอีเมลของบริษัท คุณสามารถสร้างคำตอบที่แตกต่างกันสำหรับจดหมายที่มาจากพนักงานคนอื่นๆ ของบริษัทและจดหมายที่ได้รับจากภายนอก
ในการเปิดใช้ฟังก์ชันนี้ ในเมนูโปรแกรมในส่วน "ไฟล์" ให้เลือกรายการ "ตอบกลับอัตโนมัติ" ซึ่งคุณต้องเลือก "ส่งการตอบกลับอัตโนมัติ" ในส่วนนี้จะมีการเขียนข้อความของจดหมายและระบุช่วงเวลาที่จะส่งคำตอบเหล่านี้ หากผู้ใช้ออนไลน์อยู่ก่อนสิ้นสุดช่วงเวลานี้ ผู้ใช้จะได้รับแจ้งให้ปิดการใช้งานฟีเจอร์นี้
ในช่วงระยะเวลาของการตอบกลับอัตโนมัติ คุณสามารถตั้งกฎการประมวลผลอีเมลได้ เช่น เพื่อส่งต่อไปยังพนักงานคนอื่นๆ ในบริษัทที่สามารถแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น เป็นต้น
ความช่วยเหลือโดยละเอียดมีอยู่ในโปรแกรม รวมถึงคำแนะนำเครื่องมือเพื่อช่วยหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปเมื่อใช้งาน