กิจกรรมของบริษัทสมัยใหม่ไม่สามารถจินตนาการได้หากปราศจากโฆษณา ให้ครอบคลุมถึงลักษณะทั่วไปของการทำธุรกิจและตัวองค์กรเอง ผลิตภัณฑ์หรือบริการ ความแตกต่างของการทำธุรกิจ มีหลายวิธีในการทำทั้งหมดข้างต้น เบื้องหลังคือหนึ่งในนั้น บทความนี้มีเนื้อหาเกี่ยวกับการวิเคราะห์แนวคิด โครงสร้างของข้อความประเภทนี้ และวิธีการเขียน
ถอดรหัสแนวคิด
Backgrounder เป็นข้อความที่เขียนโดยผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์เพื่อนำไปเผยแพร่ในสื่อต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นสิ่งพิมพ์หรืออิเล็กทรอนิกส์ ข้อความนี้สามารถพูดคุยเกี่ยวกับกิจกรรมของบริษัท ผลิตภัณฑ์และบริการ ประวัติการสร้างสรรค์ ชีวประวัติของเจ้าหน้าที่อาวุโส ตลอดจนการพัฒนา
เพื่อให้ข้อความนี้มีผลตามที่ต้องการและเผยแพร่ในสื่อ ไม่ควรมีลักษณะการโฆษณาที่ชัดเจน เบื้องหลังคือ ก่อนอื่น ข้อมูลจดหมาย. ควรให้ข้อมูลอย่างเป็นกลางที่สุด ยิ่งมีความน่าสนใจมากเท่าใด โอกาสที่เนื้อหาจะถูกเผยแพร่ก็จะยิ่งสูงขึ้นตามลำดับ และดึงดูดความสนใจเพิ่มเติมให้กับกิจกรรมของบริษัท
พื้นหลังหลากหลาย
นักข่าวและผู้จัดการประชาสัมพันธ์แยกความแตกต่างระหว่างพื้นหลังสองประเภทหลัก:
- ข้อความในชุดสื่อ โบรชัวร์องค์กร หรือชุดข้อมูล ในบางกรณี ผู้ให้ข้อมูลเบื้องหลังสามารถใช้เป็นคำอธิบายในการแถลงข่าวได้ แล้วควรตอบคำถามของคนอ่านต้นฉบับ
- PR-ข้อความบอกข่าวขององค์กร ความแปลกใหม่ การพัฒนา นวัตกรรม บางครั้งเรื่องราวจากชีวิตของบริษัทก็สามารถอธิบายได้แบบนี้
วัตถุประสงค์ของข้อความสื่อ
เมื่อเข้าสู่วงการข่าวสุดระทึก นักข่าวอาจมีคำถาม พื้นหลังเป็นวิธีการตอบคำถาม เป็นพื้นหลังที่ใช้สำหรับข้อมูลสั้น ๆ เกี่ยวกับการพัฒนาของบริษัท เป้าหมายหลักคือการเตือนเกี่ยวกับการมีอยู่ขององค์กรอย่างสงบเสงี่ยมเพื่อประกาศตัวเอง แต่กระบวนการนี้ไม่ได้ดำเนินการในลักษณะฉูดฉาด แต่ใช้ความระมัดระวัง "ระหว่างเส้น" ด้วยการให้คำตอบสำหรับคำถามเฉพาะเรื่อง บริษัทจะแสดงตำแหน่งในตลาดและเป็นที่จดจำของผู้อ่าน
ความแตกต่างระหว่างเบื้องหลังกับการแถลงข่าว
ข้อความประชาสัมพันธ์ทั้ง 2 ประเภทมักสับสนกับคนที่ไม่มีพื้นฐานด้านข่าว ค่าใช้จ่ายควรสังเกตว่าการแถลงข่าวเป็นข่าวที่โลดโผน ฉูดฉาด และมักจะเป็นข่าวที่น่าเกรงขาม เน้นความน่าดึงดูดใจของชื่อและย่อหน้าแรกของข้อความ ไม่มีการเน้นในพื้นหลังและข่าวที่ครอบคลุมในนั้นไม่ใช่ความรู้สึก นี่เป็นข้อมูลโดยตรง คำตอบสำหรับคำถาม และคำอธิบายวัตถุประสงค์ อย่างไรก็ตาม ผู้ให้ข้อมูลเบื้องหลังสามารถเป็นส่วนหนึ่งของข่าวประชาสัมพันธ์ได้ ซึ่งก็คือคำอธิบายชนิดหนึ่ง
โครงสร้างของข้อความประชาสัมพันธ์
ข้อความใดๆ ควรเริ่มต้นจากที่ใดที่หนึ่ง มีข้อมูลบางอย่าง และนำผู้อ่านไปสู่ข้อสรุป ทั้งหมดนี้ต้องมีโครงสร้างที่ดีและวาง "บนชั้นวาง" เพื่อให้ได้ผลตามที่ตั้งใจไว้ ด้านล่างนี้คือโครงสร้างของพื้นหลัง - ประวัติของบริษัทโดยรวม:
- สิ่งแรกที่ต้องเริ่มคือวันที่ก่อตั้งบริษัท นี่จะแสดงให้เห็นว่าเปิดดำเนินการในตลาดมากี่ปีแล้ว ซึ่งหมายความว่าจะเพิ่มระดับความน่าเชื่อถือ
- ระยะการพัฒนา. ในย่อหน้านี้ ให้ระบุลำดับขั้นของการก่อตัวและการเติบโตขององค์กรตามลำดับ
- ตำนานขององค์กร จุดประสงค์ในการสร้าง ความคิดของผู้ก่อตั้ง
- สถานะปัจจุบันขององค์กรคืออะไร
- สินค้าและบริการใดบ้างที่มีอยู่ในรายการราคาขององค์กร
- ความสำเร็จของบริษัทในด้านสังคมและด้านอื่นๆ ของสังคม การจัดตั้งกองทุน การสนับสนุนประชากรบางกลุ่ม หรือนิติบุคคลที่กำลังพัฒนาและบุคคล
- อนาคตการพัฒนาความคิดของคณะผู้บริหารในอนาคตอันใกล้และไกลในเรื่องการทำงานของบริษัท
- อธิบายสาเหตุของความสำเร็จขององค์กร ความโดดเด่นจากคู่แข่ง วิธีที่องค์กรได้รับสถานะและความไว้วางใจจากสาธารณชน
เพื่ออธิบายองค์กรบนเว็บไซต์ของบริษัทเอง ใช้พื้นหลังดังกล่าวเท่านั้น ตัวอย่างถูกนำเสนอบนเว็บไซต์นามบัตรอย่างเป็นทางการของบริษัทต่างๆ ที่ใส่ใจในภาพลักษณ์ของตน ข้อความดังกล่าวไม่เพียงแต่นำไปใช้เพื่อตีพิมพ์ในสื่อเท่านั้น แต่ยังใช้เพื่อดึงดูดพันธมิตรทางธุรกิจ นักลงทุนรายใหญ่ ผู้ซื้อขายส่ง และอื่นๆ
วิธีเขียนพื้นหลัง
การเขียนข้อความประชาสัมพันธ์เป็นงานที่ต้องมีการดำน้ำลึกถึงคุณลักษณะขององค์กร ประวัติขององค์กร และข้อเท็จจริงต่างๆ เกี่ยวกับกิจกรรมทางเศรษฐกิจขององค์กร พื้นหลังก็ไม่มีข้อยกเว้น ตัวอย่างของบริษัทขนาดใหญ่ทำให้เข้าใจได้ว่าผู้เขียนต้องการอะไรอย่างแท้จริงเมื่อปฏิบัติงานนี้ พิจารณาประเด็นต่างๆ สิ่งที่จะเขียนในข้อความนี้:
- ข้อความดังกล่าวควรเฉพาะหัวข้อเดียวเท่านั้น ไม่สำคัญหรอกว่านี่จะเป็นประวัติทั่วไปของบริษัทหรือแค่งานเดียว หนึ่งหัวข้อ บันทึกที่เหลือสำหรับบทความอื่นๆ
- ขนาดบทความควรอยู่ภายใน 4-5 หน้า
- อาร์เรย์หลักของข้อมูลที่ใช้คือข้อเท็จจริงที่ไม่สามารถหักล้างได้
- ขอแนะนำให้เสริมข้อความด้วยกราฟ ตาราง แผนภูมิ โพล ข้อมูลสถิติอย่างเป็นทางการในรูปแบบภาพต่างๆ เนื่องจากวัตถุประสงค์ของบทความเป็นข้อมูลและอ้างอิง จึงจำเป็นต้องสังเกตความชัดเจนสำหรับผู้ใช้
- คุณไม่ควรเติมบทความด้วยคำศัพท์เฉพาะจำนวนมากที่เข้าใจได้เฉพาะกลุ่มผู้เชี่ยวชาญที่แคบเท่านั้น ผู้อ่านทุกคนควรมีข้อมูล
- ความคิดเห็นส่วนตัวไม่ควรเข้ากับโครงสร้างของข้อความ ข้อมูลพื้นฐาน ก่อนอื่น ข้อมูลวัตถุประสงค์
- ข้อความนี้เขียนด้วยบุคคลที่สามในรูปแบบธุรกิจ
ออกแบบ
ข้อความใดๆ ต้องมีการออกแบบเฉพาะ รวมทั้งพื้นหลังด้วย หนังสือโฆษณา (หรือมากกว่านั้นคือส่วนประกอบ) คำอธิบายของบริษัทสำหรับเว็บไซต์อย่างเป็นทางการ นามบัตรสำหรับคู่ค้าที่มีศักยภาพ - ไม่ว่าจุดประสงค์ของข้อความประชาสัมพันธ์นี้คืออะไรก็ตาม มีข้อกำหนดบางประการสำหรับหนังสือนี้ ดังนั้น ด้านล่างนี้คือกฎการออกแบบที่ไม่เปลี่ยนรูปบางส่วน:
- พื้นหลังเขียนบนหัวจดหมายขององค์กร หากเป็นข้อความสำหรับไซต์ อย่างน้อยต้องมีโลโก้และชื่อ
- ส่วนประกอบที่จำเป็น - หัวเรื่องและหัวเรื่องย่อย
- หัวข้อที่กล่าวถึงในพื้นหลังควรได้รับการอธิบายอย่างครบถ้วนและทำงานอย่างละเอียด
- ข้อความควรมีความคิดเห็นและข้อสังเกตจากตัวแทนที่มีอำนาจมากที่สุดขององค์กรที่เป็นหัวข้อของภูมิหลังนี้
- ส่วนสุดท้ายของข้อความมักจะนำเสนอในรูปแบบกราฟิก ยินดีต้อนรับไดอะแกรม ตารางและไดอะแกรมที่หลากหลาย
แผ่นข้อมูลคืออะไร
แผ่นข้อมูลก็เป็นข้อมูลพื้นฐานเช่นกัน ในกรณีส่วนใหญ่ มันทำหน้าที่เป็น “แผ่นโกง” สำหรับการเขียนสื่อสำหรับผู้จัดการฝ่ายประชาสัมพันธ์ ผู้เขียนบทความ และนักข่าวสำหรับสิ่งพิมพ์ เอกสารแสดงข้อเท็จจริงดูเหมือนเป็นข้อความหน้าเดียว หรือมากกว่ารายการข้อเท็จจริงที่ไม่มีความคิดเห็นใดๆ ประกอบด้วยข้อมูลสั้น ๆ เกี่ยวกับองค์กร ตำแหน่ง ชื่อผู้เชี่ยวชาญชั้นนำและผู้บริหาร รายการผลิตภัณฑ์และบริการในคลังแสงของบริษัท
นอกจากนี้ ข้อมูลเกี่ยวกับประวัติการพัฒนา วันสำคัญในชีวิตขององค์กร ที่ตั้งสำนักงานและสาขา สรุปยอดขาย สถิติแบบไดนามิกสามารถวางในรายการข้อเท็จจริงได้
โดยปกติแผ่นข้อมูลจะช่วยเสริมการแถลงข่าวหรือพื้นหลังหลัก