บริษัทที่ทันสมัยส่วนใหญ่ติดต่อกับลูกค้าผ่านการใช้อินเทอร์เน็ต: อีเมล โซเชียลเน็ตเวิร์ก และผู้ส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที สิ่งนี้อำนวยความสะดวกในกระบวนการติดต่อสาธารณะอย่างมาก แต่ยังทำให้เกิดปัญหาด้านความปลอดภัยและความไว้วางใจ ผู้ฉ้อโกงสามารถใช้ชื่อองค์กรเพื่อหลอกลวงผู้ใช้ได้ ดังนั้นบัญชีของบริษัทจึงควรมีลักษณะเฉพาะและยืนยันความเป็นทางการ สำหรับสิ่งนี้ ที่อยู่อีเมลของบริษัทที่มีโดเมนของบริษัทจะถูกใช้ พวกเขาไม่เพียงแต่ยืนยันว่าช่องทางการสื่อสารนี้นำไปสู่องค์กรโดยตรง แต่ยังเน้นย้ำถึงความจริงจังและความเป็นตัวแทนด้วย
อีเมลของบริษัท: คำจำกัดความและการสร้าง
หากคุณกำลังคิดเกี่ยวกับวิธีการสร้างอีเมลองค์กร ให้เข้าใจก่อนว่ามันคืออะไรและจะแก้ปัญหาอย่างไร
จดหมายขององค์กรคือระบบของที่อยู่อีเมลซึ่งจัดการโดยฝ่ายบริหารของบริษัทมีโดเมนแยกต่างหากในที่อยู่หลังเครื่องหมาย @ และมีแหล่งข้อมูลเฉพาะสำหรับการทำธุรกิจ: ปฏิทินที่แชร์ พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ การส่งจดหมายอัตโนมัติ อีเมลดังกล่าวมีตัวเลือกอื่นๆ เช่น การจัดการบัญชีพนักงาน การสร้าง และการใช้ที่อยู่กล่องจดหมายแบบสั้นและเรียบง่าย
ผู้ให้บริการโฮสต์หลายรายเสนอบริการอีเมลของบริษัทให้กับลูกค้า คุณยังสามารถสร้างเมลเซิร์ฟเวอร์โดยการซื้อฮาร์ดแวร์พิเศษหรือโฮสต์บนคลาวด์เซิร์ฟเวอร์ แต่บางทีวิธีที่ง่ายและประหยัดที่สุดคือใช้บริการอีเมลขนาดใหญ่จาก Google หรือ Yandex
จดทะเบียนโดเมน
สิ่งแรกที่ต้องนึกถึงหลังจากคำถาม "วิธีสร้างอีเมลองค์กรด้วยโดเมนของคุณเอง" คือการสร้างโดเมนของคุณเอง คุณสามารถทำได้กับผู้รับจดทะเบียนพิเศษหรือผู้ให้บริการโฮสต์ที่เช่าชื่อโดเมน ในการดำเนินการนี้ คุณต้องเลือกโซนที่โดเมนของคุณจะเป็น ขณะนี้มีจำนวนมาก: จากระดับชาติ (.ru,.ua,.de) และอาณาเขต (.su,.eu) ไปจนถึงผู้ที่เกี่ยวข้องกับอาชีพและความสนใจ (.online,.run,.website,.club,.game,. งาน) มีโซนต่างๆ มากกว่า 1,000 โซน และราคาเช่าอาจแตกต่างกันตั้งแต่ 100 ถึงแสนรูเบิล ขึ้นอยู่กับความพิเศษและความหายากของโซน
นอกจากนี้ หากชื่อโดเมนที่ต้องการมีผู้ใช้แล้ว คุณสามารถลองซื้อได้ แต่ราคาปัญหาจะอยู่ที่หลายหมื่นรูเบิลเป็นอย่างน้อย แต่ก็คุ้มค่าหากคุณวางแผนที่จะสร้างหรือโอนไซต์ภายใต้สิ่งนี้โดเมน.
เมื่อคุณสร้างโดเมนอีเมลของบริษัทแล้ว คุณสามารถคิดถึงการทำงานของเซิร์ฟเวอร์อีเมลได้
โปรแกรมเซิร์ฟเวอร์เมลพร้อมโดเมนของคุณ
ในการเริ่มสร้างเมล คุณต้องเข้าใจพื้นฐานของเมลเซิร์ฟเวอร์เป็นอย่างน้อย
ต้องใช้เซิร์ฟเวอร์อีเมลในการส่งและรับอีเมล ใช้การตั้งค่าโดเมนเฉพาะเพื่อสร้างการเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ของผู้รับ การตั้งค่าเหล่านี้เรียกว่าระเบียน MX และให้ข้อมูลกับโปรแกรมที่เซิร์ฟเวอร์ยอมรับอีเมลขาเข้าสำหรับโดเมนที่กำหนด ในการรับข้อความ เซิร์ฟเวอร์จะติดต่อโดเมนของผู้ส่งและแยกวิเคราะห์ข้อมูลจากระเบียน SPF ซึ่งระบุว่าเซิร์ฟเวอร์ใดสามารถใช้โดเมนเพื่อส่งข้อความได้ โดเมนยังได้รับการยืนยันโดยการมีคีย์ DKIM เพื่อยืนยันความปลอดภัยของแหล่งที่มา
ดังนั้น โดเมนของคุณต้องมีค่า MX และ SPF ที่ถูกต้องใน DNS เพื่อทำงานกับเซิร์ฟเวอร์อีเมล มีเซิร์ฟเวอร์อีเมลจำนวนมาก แต่เซิร์ฟเวอร์ที่เข้าถึงได้ เชื่อถือได้และปลอดภัยที่สุดในขณะเดียวกันก็ได้รับความนิยมสูงสุด นั่นคือบริการของ Google และ Yandex ข้อดีของพวกเขาคือฟรีโฮสติ้ง (ถาวรสำหรับ Yandex และ 2 สัปดาห์สำหรับ Google) ของเซิร์ฟเวอร์อีเมลสำหรับโดเมน การสนับสนุนอย่างมืออาชีพและทันเวลา การสนับสนุนอย่างต่อเนื่องในการทำงานกับอีเมล
จะสร้างอีเมลของบริษัทใน Google ได้อย่างไร
เริ่มใช้จดหมายของบริษัทจาก Google เป็นไปได้หลังจากลงทะเบียนในบริการพิเศษสำหรับธุรกิจ - G Suite โดยไปที่หน้าบริการและระบุข้อมูลต่อไปนี้:
- ชื่อบริษัท
- จำนวนพนักงาน
- ชื่อโดเมน (หากไม่มีคุณสามารถลงทะเบียนได้โดยตรงจากหน้าบริการ)
- หมายเลขโทรศัพท์
- ที่อยู่ทางไปรษณีย์ที่คุณตรวจสอบเป็นประจำ
หลังจากลงทะเบียนแล้ว ผู้ใช้จะมีโอกาสกำหนดค่าอีเมลของบริษัทเพิ่มเติม
แต่ก่อนอื่น คุณต้องยืนยันความเป็นเจ้าของโดเมน เป็นการสะดวกที่ Google จะกำหนดผู้รับจดทะเบียนและให้คำแนะนำในการตั้งค่า DNS กับเขาเพื่อยืนยัน ทำได้ 4 วิธี:
- บันทึกผ่าน TXT
- ผ่าน CNAME
- ผ่านระเบียน MX
- ผ่านโค้ด HTML บนเว็บไซต์ (ถ้ามี)
วิธีแรกเกี่ยวข้องกับการเพิ่มบันทึกการควบคุม TXT ในการตั้งค่า DNS ของโดเมน ซึ่ง G Suite จะจัดเตรียมให้ วิธีที่สองและสามแตกต่างจากวิธีแรกในประเภทของบันทึกเท่านั้น และข้อที่สี่สามารถทำได้ก็ต่อเมื่อคุณมีเว็บไซต์: คุณต้องสร้างเพจที่มีชื่อเฉพาะ (ตั้งค่าโดยบริการ) และเพิ่มรหัสยืนยันที่ระบุเข้าไป
หลังจากยืนยัน การตั้งค่าอีเมลของบริษัทจะพร้อมใช้งาน
การตั้งค่าและฟีเจอร์อีเมลของ Google
Google มีการตั้งค่าขั้นสูงและคุณลักษณะต่างๆ มากมายให้ปรับแต่ง ซึ่งทั้งหมดนี้ต้องชำระเงิน โปรดทราบ:
- อย่างแรกสำหรับสำหรับการรักษาความปลอดภัยขั้นสูง คุณสามารถเปิดใช้งานคุณลักษณะต่างๆ เช่น การลงชื่อเพียงครั้งเดียว สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถอนุญาตพนักงานในบัญชีเมลโดยใช้หน้าเว็บเพื่อเข้าสู่ระบบบุคคลเหล่านี้โดยเฉพาะ หรือตัวอย่างเช่น การจัดการรหัสผ่าน ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถกู้คืนหรือเปลี่ยนรหัสผ่านของพนักงานได้ เช่นเดียวกับการจัดการ Google API ซึ่งทำให้สามารถปิดการใช้งานบริการของบุคคลที่สามจากกล่องจดหมายและไดรฟ์
- วินาที คุณสามารถเพิ่มผู้ใช้ไปยังระบบเมลได้ ในการดำเนินการนี้ คุณต้องคลิกที่ไอคอน "+" ในแผงที่เกี่ยวข้องและป้อนข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน โดยระบุที่อยู่ทางไปรษณีย์ใหม่ในระบบของคุณและตั้งรหัสผ่านเดิม โดยใช้ข้อมูลนี้ เขาจะสามารถเข้าสู่ระบบบัญชีบริษัทของเขาได้
- ประการที่สาม คุณสามารถสร้างนามแฝงสำหรับที่อยู่อีเมลได้หากจำเป็น นั่นคือที่อยู่ที่สอง ตัวอักษรที่จะถูกส่งต่อไปยังที่อยู่เดิม
- ประการที่สี่ มีตัวเลือกในการจัดระเบียบกลุ่มและการส่งจดหมายจำนวนมากสำหรับพนักงานในการสื่อสาร
นอกเหนือจากบัญชีอีเมล พนักงานทุกคนจะได้รับพื้นที่ดิสก์อย่างน้อย 30 GB, ปฏิทินที่ซิงโครไนซ์, บัญชี Google+ และการเข้าถึงบริการทั้งหมดของ Google
จะสร้างเมลองค์กรใน Yandex ได้อย่างไร
ในการดำเนินการนี้ คุณต้องทำเกือบขั้นตอนเดียวกันกับบริการของ Google คุณต้องจดทะเบียนโดเมนใน Yandex. Mail ยืนยันว่าโดเมนนั้นเป็นของคุณ (ผ่านโค้ด html และการตั้งค่า MX) และดำเนินการตั้งค่าต่อไป
มีความแตกต่างกันเล็กน้อย -"Yandex" เสนอให้ผู้ใช้สามารถมอบหมายโดเมนของเขาภายใต้การควบคุมของยักษ์ใหญ่ในการค้นหาเพื่อหลีกเลี่ยงการตั้งค่า DNS ด้วยตนเอง สามารถทำได้ผ่านเว็บไซต์ของผู้รับจดทะเบียน โดยทำตามคำแนะนำโดยละเอียดจาก Yandex
เมื่อทำทั้งหมดนี้แล้ว คุณจะเริ่มเรียนรู้เกี่ยวกับความเป็นไปได้ทั้งหมดของอีเมลฟรีสำหรับโดเมนจาก Yandex
การตั้งค่าและตัวเลือกสำหรับจดหมายยานเดกซ์
สิ่งแรกที่ Yandex จะเสนอให้ทำคือเพิ่มระเบียน DKIM สำหรับโดเมนของคุณ เพื่อให้ตรวจสอบอีเมลขยะได้สำเร็จมากขึ้น
การสร้างบัญชีสำหรับพนักงานก็เป็นเรื่องง่ายเช่นกัน เพียงป้อนชื่อ ที่อยู่ และรหัสผ่านเริ่มต้น ข้อมูลนี้จะช่วยให้คุณลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณได้ การดูแลบัญชีทำให้คุณสามารถเปลี่ยนข้อมูลส่วนตัว เปลี่ยนรหัสผ่าน และสถานะผู้ใช้ในระบบองค์กรได้
"Yandex" ให้คุณสร้างที่อยู่ไปรษณีย์ได้มากถึง 1,000 ที่อยู่ เจ้าของสามารถใช้พื้นที่ดิสก์และบริการอื่นๆ ในฐานะผู้ใช้ทั่วไป และผู้ดูแลระบบสามารถสร้างการส่งจดหมายและแชทจำนวนมาก นามแฝงที่อยู่ และการลงชื่อเพียงครั้งเดียว
ผลลัพธ์
การก้าวไปสู่ขั้นตอนสำคัญในการตัดสินใจสร้างจดหมายขององค์กรเพื่อสร้างตัวแทนและทีมงานที่แข็งแกร่งซึ่งเป็นที่ยอมรับและต้องการทำธุรกิจด้วย คือสิ่งที่บริษัทที่ใฝ่ฝันทุกคนควรพยายามทำให้สำเร็จ และไม่ต้องใช้เงินลงทุนจำนวนมาก: ใช้เมลโฮสติ้งของบริษัทที่ใหญ่ที่สุดสองแห่งในด้านอินเทอร์เน็ตเทคโนโลยี คุณสามารถจัดระเบียบระบบอีเมลขององค์กรของคุณเองได้ ยิ่งไปกว่านั้น หากข้อจำกัดของ "ยานเดกซ์" ฟรีนั้นจับต้องได้สำหรับบริษัท ก็มีความเป็นไปได้ที่จะผนวกรวมเข้ากับบริการแบบชำระเงิน G Suite ที่ไม่ยุ่งยาก ซึ่งข้อบกพร่องเหล่านี้จะถูกลบออก
