การมีอีเมลสำหรับผู้ใช้คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลในโลกสมัยใหม่เป็นเรื่องปกติและจำเป็น บางคนมีที่อยู่อีเมลเดียว บางคนมีกล่องจดหมายหลายกล่องเนื่องจากความต้องการหรือความชอบ การติดต่อกับเพื่อน ลูกค้า การส่งจดหมาย การแจ้งเตือนเกี่ยวกับกิจกรรมที่จะเกิดขึ้น ทั้งหมดนี้ได้กลายเป็นส่วนสำคัญของชีวิต หากคุณมีที่อยู่เดียว การตรวจสอบจดหมายใหม่และการส่งคำตอบนั้นค่อนข้างง่าย สถานการณ์จะซับซ้อนมากขึ้นหากมีที่อยู่อีเมลหลายแห่ง
แอปพลิเคชันอีเมลได้รับการพัฒนาเพื่อทำงานกับบัญชีจำนวนหนึ่งพร้อมๆ กัน ที่นิยมมากที่สุดคือ Outlook ซึ่ง Microsoft จัดส่งโดยค่าเริ่มต้นพร้อมกับ Microsoft Office พร้อมกับโปรแกรมอื่นๆ
ประโยชน์ของการเลือก Outlook เป็นไคลเอนต์อีเมลของคุณ
การใช้แอป Microsoft ทำให้คุณสามารถ:
- รวบรวมข้อมูลจากกล่องจดหมายและเซิร์ฟเวอร์ต่างๆ ในแอปพลิเคชั่นเดียว
- ประหยัดเวลาในการดาวน์โหลดและดูการอัพเดทรายการอินบ็อกซ์
- ตั้งค่าระยะเวลาการซิงโครไนซ์สำหรับกล่องจดหมาย
- ใช้การจัดเรียง การจัดกลุ่ม และกำหนดตัวกรองให้กับจดหมายโต้ตอบขาเข้าตามลำดับความสำคัญ
- สำรองและเก็บถาวรเนื้อหาในกล่องจดหมาย
- ตอบกลับอีเมลขาเข้าอย่างรวดเร็วในแอปเดียว
- ดึงข้อมูลอย่างรวดเร็วเมื่อใช้กล่องจดหมายที่มีตัวอักษรจำนวนมาก
ฟังก์ชั่นและการตั้งค่ามากมายของ Outlook ทำให้เราสามารถพิจารณาให้แอปพลิเคชั่นนี้เป็นผู้นำในโปรแกรมที่คล้ายคลึงกันจากนักพัฒนารายอื่น
ในประวัติยี่สิบปีของการมีอยู่ของโปรแกรมจัดการอีเมล มีการเปิดตัว 8 เวอร์ชันซึ่ง Microsoft สร้างขึ้นในขณะที่พัฒนาและเปิดตัวระบบปฏิบัติการ Windows และ Mac OS รุ่นใหม่
จะเริ่มต้นที่ไหน
ผู้ใช้ที่พบกันครั้งแรกโดยใช้แอปพลิเคชันมักมีคำถามเกี่ยวกับการกำหนดค่า Outlook และสถานที่ที่จะไม่มีปัญหาและความล้มเหลวเมื่อทำงานกับอีเมล การตั้งค่าอีเมลเริ่มต้นด้วยการเพิ่มบัญชีเมื่อคุณเปิดแอปครั้งแรก
หน้าต่างต้อนรับและการสร้างกล่องจดหมาย
วิซาร์ดการตั้งค่าเริ่มต้นจะเปิดกล่องโต้ตอบที่คุณต้องคลิกปุ่ม "ถัดไป"
ในหน้าต่างใหม่ หากมีบัญชีอีเมลที่ถูกต้อง คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ไฮไลต์รายการ "ใช่" และใช้ "ถัดไป" อีกครั้งเพื่อไปยังขั้นตอนถัดไป
ตั้งค่าอัตโนมัติ
เมื่อหน้าต่าง "เพิ่มบัญชีใหม่" ปรากฏขึ้น คุณจะมีตัวเลือกระหว่างการตั้งค่าบัญชีอัตโนมัติและการตั้งค่าด้วยตนเอง การตั้งค่า Outlook อัตโนมัติทำงานในกรณีที่แอปพลิเคชันสามารถรับการตั้งค่าสำหรับการเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์อีเมลได้ด้วยตัวเอง ในการดำเนินการนี้ เพียงป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบและรหัสผ่านสำหรับบัญชีอีเมลของคุณ
การตั้งค่าด้วยตนเอง
แต่บ่อยครั้งที่คุณต้องทำการตั้งค่าเพิ่มเติมสำหรับเมล Outlook เพื่อการซิงโครไนซ์และการเชื่อมต่อกับเมลบ็อกซ์ที่ถูกต้อง ให้สิทธิ์การเข้าถึงเมื่อเปิดส่วน "กำหนดการตั้งค่าเซิร์ฟเวอร์ด้วยตนเองหรือประเภทเซิร์ฟเวอร์เพิ่มเติม"
ในกล่องโต้ตอบใหม่ที่เปิดขึ้น ตัวเลือกแรก "อีเมลทางอินเทอร์เน็ต" จะถูกเลือกจากประเภทการเชื่อมต่อที่เป็นไปได้
ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการตั้งค่าเมล Outlook
เมื่อย้ายไปที่หน้าต่างถัดไป ผู้ใช้จะได้รับแจ้งให้กรอกข้อมูลใน 7 ช่อง:
- "ป้อนชื่อ" ใช้สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับเจ้าของ เช่น ชื่อและนามสกุล หรือตัวย่อที่สะดวก ข้อมูลนี้แสดงเป็นผู้ส่งในข้อความ
- "ที่อยู่อีเมล" - ชื่อของบัญชีอีเมลที่จะเพิ่ม
- "ประเภทบัญชี" - เสนอให้เลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งจากรายการมาตรฐาน เพื่อการเข้าถึงการติดต่อที่ถูกต้อง ต้องใช้ POP3
- "เซิร์ฟเวอร์อีเมลขาเข้า" -ที่อยู่สำหรับจดหมายที่ได้รับลงทะเบียนแล้ว ที่อยู่มีรูปแบบดังนี้: ป๊อป และที่อยู่ทางไปรษณีย์ ตัวอย่างเช่น: pop.yandex.ru, pop.gmail.ru หากคุณมีอีเมลของบริษัท คุณสามารถตรวจสอบที่อยู่เซิร์ฟเวอร์และการตั้งค่าเพิ่มเติมกับผู้ดูแลระบบของคุณหรือในส่วนความช่วยเหลือเกี่ยวกับการโฮสต์
- ที่อยู่สำหรับฟิลด์ "เซิร์ฟเวอร์อีเมลขาออก" ถูกสร้างขึ้นในลักษณะเดียวกัน แต่แทนที่จะเป็นป๊อป smtp ที่ลงทะเบียน ตัวอย่างเช่น: smtp.yandex.ru, smtp.gmail.ru.
- ช่องที่เกี่ยวข้องระบุชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านสำหรับเชื่อมต่อกับกล่องจดหมาย
- ในบางสถานการณ์ (เช่น อีเมลที่สร้างขึ้นโดยใช้บริการของบริษัทโฮสติ้ง) ที่อยู่เซิร์ฟเวอร์สำหรับอีเมลขาเข้าและขาออกจะแตกต่างจากที่อยู่มาตรฐาน และข้อความสามารถแลกเปลี่ยนผ่านการเชื่อมต่อบน พอร์ตเฉพาะ ในการระบุการตั้งค่าที่เหมาะสม คุณต้องไปที่ปุ่ม "การตั้งค่าอื่นๆ" ในส่วนเพื่อระบุและเปิดใช้งานตัวเลือกเพิ่มเติม ในหน้าต่างใหม่ที่ปรากฏขึ้น ไปที่แท็บ "เซิร์ฟเวอร์เมลขาออก" หากโฮสต์หรือผู้ให้บริการอีเมลต้องการการอนุญาต SMTP คุณต้องทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก "SMTP ต้องมีการตรวจสอบสิทธิ์" ในช่อง "ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน" ป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เครื่องหมายถูกข้าง "จำรหัสผ่าน" จะช่วยให้คุณสามารถหลีกเลี่ยงการป้อนรหัสผ่านในแต่ละครั้งเพื่อซิงโครไนซ์ข้อมูล หากต้องการระบุพารามิเตอร์การเชื่อมต่อเพิ่มเติม ให้ไปที่แท็บ "ขั้นสูง" ในส่วนนี้ คุณควรระบุหมายเลขพอร์ตสำหรับการเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์อีเมลขาเข้าและขาออก ต้องจำไว้ว่าตัวเลขต่างกันและต้องใช้ความระมัดระวังเมื่อป้อนข้อมูล ต้องตรวจสอบ "Encrypted connection required (SSL)" และประเภทการเข้ารหัสต้องเป็น SSL
การตั้งค่าจะถูกบันทึกโดยกดปุ่มตกลง
หลังจากป้อนข้อมูลสำหรับอีเมลเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถตรวจสอบความถูกต้องของงานได้โดยคลิกที่ปุ่ม "ตรวจสอบบัญชี" หากเกิดข้อผิดพลาด แอปพลิเคชันจะรายงานสิ่งที่เกิดขึ้นและระบุสาเหตุ การแก้ไขปัญหาและตรวจสอบการตั้งค่าซ้ำก็เพียงพอแล้ว
หากการตั้งค่าทั้งหมดถูกต้อง การเชื่อมต่อกับบัญชีเมลจะถูกดำเนินการและข้อความทดสอบจะถูกส่งไป
เสร็จสิ้นตัวช่วยสร้างแอปพลิเคชันและปิดหน้าต่างโดยคลิกปุ่ม "เสร็จสิ้น"
หากคุณต้องการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่า เพิ่มหรือลบเมลบ็อกซ์ คุณจะพบส่วน "การตั้งค่าบัญชี" ในเมนู "ไฟล์"
ทำงานกับโฟลเดอร์ กฎของ Outlook
การทำงานกับ Outlook ยังบอกเป็นนัยถึงความสามารถในการสร้างโฟลเดอร์และกฎที่อนุญาตให้คุณจัดเรียงการโต้ตอบที่เข้ามาโดยอัตโนมัติตามข้อกำหนดและความต้องการที่ระบุ การใช้คุณสมบัตินี้จะช่วยประหยัดเวลาในการตรวจสอบอีเมลที่ได้รับและเรียนรู้เกี่ยวกับใบเสร็จข้อความสำคัญที่เข้ามาแทบจะในทันที
ในการสร้างโฟลเดอร์ใหม่ ก็เพียงพอที่จะดำเนินการตามลำดับต่อไปนี้:
- ในเมนูการนำทางด้านซ้าย คุณต้องค้นหาและไฮไลต์โฟลเดอร์ "กล่องจดหมาย" ด้วยเคอร์เซอร์
- ในเมนู "ไฟล์" คลิก "โฟลเดอร์" จากนั้นเลือก "สร้างโฟลเดอร์"
- ในช่อง "ชื่อโฟลเดอร์" ให้ป้อนชื่อที่ต้องการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกมุมมอง "รายการประเภทเมล" ไว้ในส่วน "เนื้อหาโฟลเดอร์" ด้านล่าง และเลือกโฟลเดอร์หลักเป็นโฟลเดอร์หลัก "วางโฟลเดอร์ใน"
- สร้างโฟลเดอร์ใหม่ให้เสร็จโดยกดปุ่มตกลง
ถัดไป คุณสามารถสร้างกฎตามข้อความที่จะจัดเรียงลงในโฟลเดอร์ได้ การตั้งค่าและกฎของ Outlook ถูกเขียนขึ้นโดยคำนึงถึงโฟลเดอร์สุดท้ายที่ข้อความขาเข้าควรไป และชุดของพารามิเตอร์ ซึ่งอาจเป็นประเภทของจดหมาย ผู้ส่ง คำหลักในหัวเรื่องหรือข้อความของจดหมายโต้ตอบ นอกจากนี้ คุณสามารถกำหนดสีเฉพาะให้กับข้อความจากผู้ส่งหรือข้อความส่วนตัว การเข้าถึงการสร้าง แก้ไข และลบกฎจะดำเนินการผ่านรายการ "บริการ", "กฎและการแจ้งเตือน"
วิธีการรีเซ็ตเป็นค่าเริ่มต้นจากโรงงาน
หากคุณต้องการรีเซ็ตการตั้งค่า Outlook เป็นสถานะเดิม เพียงลบบัญชีและไฟล์ข้อมูลสำหรับบัญชีที่เชื่อมต่อผ่าน "แผงควบคุม" ในส่วน "จดหมาย" ขั้นตอนจะใช้เวลาสองสามนาทีและอนุญาตให้คุณกำหนดค่าOutlook เพิ่มกล่องจดหมายใหม่
หลังจากศึกษาความสามารถของ Outlook อย่างละเอียดแล้ว ขอแนะนำให้ใช้แอปพลิเคชันนี้ ไม่เพียงแต่เป็นไคลเอนต์อีเมล แต่ยังเป็นสมุดบันทึก ผู้จัดงาน และผู้วางแผนกิจกรรมด้วย ควรสังเกตว่าในแพ็คเกจ Microsoft Office รุ่นล่าสุด เหตุผลหลายประการสำหรับการร้องเรียนของผู้ใช้ได้ถูกยกเลิกและโปรแกรมได้รับคุณสมบัติใหม่เพื่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น
