อีเมล เนื่องจากข้อได้เปรียบเหนือจดหมายกระดาษเป็นจำนวนมาก จึงกลายเป็นรูปแบบการสื่อสารหลักประเภทหนึ่งมาช้านาน อย่างไรก็ตาม เช่นเดียวกับนวัตกรรมทางเทคโนโลยีอื่นๆ การสื่อสารประเภทนี้มีกฎเกณฑ์ของตัวเอง แม้ว่าการสื่อสารผ่านอีเมลทางอินเทอร์เน็ตจะกลายเป็นส่วนสำคัญของชีวิตในหลาย ๆ ด้าน แต่ผู้ใช้ส่วนใหญ่จะไม่สามารถตอบคำถามว่าอีเมลมีส่วนประกอบอะไรบ้าง
โครงสร้างอีเมลจากมุมมองของผู้ใช้
ข้อความอีเมลมีความคล้ายคลึงและแตกต่างอย่างมากจากจดหมายกระดาษที่คนรุ่นเก่าคุ้นเคย แต่ไม่ว่าบริการอีเมลจะเป็นอย่างไร โครงสร้างอีเมลจะเหมือนเดิมเสมอ มาระบุองค์ประกอบของอีเมลโดยอธิบายแต่ละอย่างคร่าวๆ กัน:
- ฟิลด์ "ถึง". ช่องนี้มีที่อยู่ของผู้รับ หากมีผู้รับหลายคน ให้คั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาค
- ช่อง "หัวเรื่อง" ในบริการอีเมลจำนวนมาก ถือว่าจำเป็น และผู้ใช้จะค้นหาจดหมายได้ง่ายขึ้นหากมีการระบุหัวเรื่องอย่างถูกต้อง
- ตัวหนังสือ. เนื้อหาของอีเมลมีข้อความหลัก
ส่วนประกอบอีเมลที่ซ่อนอยู่
เราได้ดูโครงสร้างที่มองเห็นได้ของจดหมายแล้ว แต่นอกเหนือจากองค์ประกอบที่มองเห็นได้ด้วยตาเปล่าแล้ว ฟิลด์ต่อไปนี้ยังสามารถนำมาประกอบกับส่วนประกอบของอีเมลได้อีกด้วย:
- จากใคร (ช่องนี้ถูกกรอกโดยอัตโนมัติ);
- สำเนา (นอกเหนือจากผู้รับหลักแล้ว สำเนาจดหมายจะถูกส่งไปยังบุคคลอื่น);
- สำเนาคนตาบอด (ใช้ในกรณีที่จำเป็นต้องส่งสำเนาจดหมายโดยไม่แจ้งให้ผู้รับหลักทราบ);
- สิ่งที่แนบมา
ส่วนประกอบอีเมลจากมุมมองทางเทคนิค
จากมุมมองทางเทคนิค อีเมลใดๆ ยังมีองค์ประกอบต่อไปนี้:
- Headers หรือที่เรียกว่าซองจดหมายของโปรโตคอล SMTP ส่วนหัวเหล่านี้อาจรวมหรือไม่รวมอยู่ในเนื้อหาของอีเมลก็ได้ นั่นคือ สถานการณ์เป็นไปได้เมื่อเซิร์ฟเวอร์เมลมีข้อมูลมากกว่าที่ระบุไว้ในเนื้อหาของข้อความ ส่วนหัวประกอบด้วยที่อยู่ของผู้ส่ง ผู้รับ และที่อยู่ของโฮสต์ผู้ส่ง
- ตัวข้อความเองซึ่งอยู่ในโปรโตคอล SMTPเรียกว่า ดาต้า ในที่สุดก็แบ่งออกเป็น:
- ส่วนหัวของจดหมาย - โดยเปรียบเทียบกับจดหมายกระดาษ ประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับเซิร์ฟเวอร์อีเมลที่ส่งผ่านจดหมาย และข้อมูลอื่นๆ
- ตัวหนังสือ - ตัวหนังสือเอง
โครงสร้างอีเมลสำหรับการติดต่อทางธุรกิจ
ถ้าตอนนี้เรากำลังพูดถึงโครงสร้างของอีเมลจากมุมมองทางเทคนิค ตอนนี้เรามาดูองค์ประกอบของอีเมลที่เขียนอย่างดีสำหรับการติดต่อทางธุรกิจกัน เพราะบริษัทที่เคารพตนเองทุกแห่งพยายามที่จะปฏิบัติตาม ด้วยมาตรฐานการสื่อสารที่เป็นที่ยอมรับทั่วไป
แม้ว่าจะมีการจำแนกประเภทข้อความอิเล็กทรอนิกส์จำนวนมาก แต่ก็แบ่งออกเป็นสองกลุ่มตามโครงสร้างการออกแบบ กลุ่มแรกคือจดหมายสื่อสารซึ่งใช้ในการปฏิบัติงาน ประการที่สองคือจดหมายยินยอม: ข้อความที่สรุปการประชุมระบุกำหนดเวลาในการทำงานให้เสร็จและประเด็นสำคัญอื่น ๆ เพื่อชี้แจงการดำเนินการที่จำเป็นจากแต่ละฝ่าย
แยกรายการองค์ประกอบของอีเมลแต่ละประเภทแยกกัน
จดหมายสื่อสาร
โครงสร้างต้องประกอบด้วย:
- หัวเรื่องของอีเมล ในช่องนี้ เป็นการดีที่สุดที่จะระบุสิ่งที่คุณคาดหวังจากโฮสต์ เช่น ตกลงเรื่องเวลาประชุม รายการประเด็นที่ต้องพิจารณา และอื่นๆ
- สวัสดีครับ. ทั้งที่จดหมายมีแผนจะส่งถึงใครหลายคนจรรยาบรรณของการสื่อสารทางธุรกิจหมายถึงการทักทายตามเงื่อนไขของผู้รับ
- เนื้อหาข้อความ ข้อความจริงของอีเมล ซึ่งอธิบายคำขอดังกล่าวอย่างเจาะจงที่สุด
- ลายเซ็นบริษัท. จุดที่หลายคนลืม เทมเพลตลายเซ็นที่เรียบเรียงอย่างถูกต้องประกอบด้วยชื่อเต็มและตำแหน่งของผู้เขียน ข้อมูลติดต่อของเขา (หมายเลขโทรศัพท์ ลิงก์ไปยังเว็บไซต์ของบริษัท อีเมล ฯลฯ) ลายเซ็นอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับกฎและระเบียบที่องค์กรใช้
- ช่อง "ถึง" และ "สำเนา" รายการเหล่านี้อยู่ท้ายสุดด้วยเหตุผล - โดยการกรอกข้อมูลลงในรายการสุดท้าย คุณจะยกเว้นความเป็นไปได้ในการส่งข้อความที่ยังไม่เสร็จหรือไม่ได้รับการยืนยัน
หนังสือสัญญา
ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น ข้อความอิเล็กทรอนิกส์ประเภทนี้ใช้เพื่อสรุปผลการประชุม ระบุแผนปฏิบัติการของแต่ละฝ่าย และกำหนดเส้นตาย จดหมายดังกล่าวเป็น "โปรโตคอล" ของการประชุมและช่วยให้คุณจัดโครงสร้างข้อมูลได้อย่างสะดวก จดหมายประเภทนี้สร้างตามแผน:
- สวัสดีครับ. หากจำนวนผู้เข้าร่วมในการประชุมสรุปในจดหมายมีน้อย คุณสามารถระบุชื่อทุกคนหรือใช้คำทักทายทั่วไปได้
- ย้ำจุดประสงค์ของการประชุม ซึ่งสรุปผลไว้ในจดหมายแล้ว
- รายการประเด็นที่อภิปรายระหว่างการประชุม สำหรับแต่ละประเด็นจะมีการระบุข้อตกลง การตัดสินใจ และกำหนดเวลาในการดำเนินการ
- รายการปัญหาที่ไม่ต้องการการแก้ไขอย่างเร่งด่วน แต่ไม่ควรมองข้าม
- ชี้แจงความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมประชุม - ทุกอย่างถูกนำมาพิจารณาหรือไม่
- ลายเซ็นแม่แบบ