ในโลกของเทคโนโลยีดิจิทัล ผู้คนต่างเข้าใจวิธีการสื่อสารสมัยใหม่บนเว็บมาอย่างยาวนาน ดังนั้น วิธีหนึ่งที่ใช้บ่อยที่สุดในการถ่ายโอนข้อมูลคืออีเมล ซึ่งคุณสามารถสื่อสาร เรียนรู้ และพัฒนาได้ วันนี้อินเทอร์เน็ตมีโปรแกรมดังกล่าวมากมาย แต่ Microsoft Outlook ที่เป็นที่นิยมและสะดวกที่สุด แม้จะมีแง่บวกมากมาย แต่โปรแกรมอีเมลนี้มีความแตกต่างหลายอย่างที่ต้องการโซลูชันเฉพาะ ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้มือใหม่จำนวนมากประสบปัญหาในการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook
ฟังก์ชั่นตอบรับอัตโนมัติ
วันนี้ Outlook เป็นโปรแกรมอีเมลยอดนิยม ซึ่งได้รับความนิยมในหมู่ผู้ใช้อินเทอร์เน็ตเนื่องจากความเรียบง่ายและฟังก์ชันการทำงาน ขอบคุณโปรแกรมนี้ คุณสามารถสื่อสารและรับจดหมายได้อย่างอิสระ ในบรรดาคุณสมบัติเชิงบวกมากมาย ควรเน้นถึงความเป็นไปได้ของการตอบกลับอัตโนมัติ หากเดินทางไกลหรือไกลระยะเวลาที่ Microsoft Outlook อนุญาตให้คุณใช้คุณสมบัติตอบกลับอัตโนมัติ
หากไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตหรือการเข้าถึงกล่องจดหมาย การตอบกลับอัตโนมัติจะส่งผู้ส่งไปยังผู้ติดต่อของผู้ใช้และข้อความที่บันทึกไว้ล่วงหน้าในเทมเพลตพิเศษ
การตั้งค่าและการทำงานของคำตอบอัตโนมัติ
ผู้คนส่วนใหญ่ ไม่เพียงแต่ผู้เริ่มต้นเท่านั้น แต่ยังรวมถึงผู้ใช้อินเทอร์เน็ตขั้นสูงด้วย ต้องเผชิญกับปัญหาในการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook ขั้นตอนการสร้างการตอบกลับอัตโนมัติในโปรแกรมอีเมลจะไม่ยากและใช้เวลานานหากทำทุกอย่างถูกต้องและเป็นไปตามคำแนะนำ
ดังนั้น ในการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook คุณต้องทำสิ่งต่อไปนี้:
- เปิดมุมมอง
- ค้นหาและคลิกปุ่ม "เขียนข้อความ"
- ป้อนข้อความเพื่อตอบกลับอัตโนมัติ สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่านี่คือข้อความที่จะถูกส่งไปยังผู้ส่ง
- ค้นหาและคลิกปุ่ม "ไฟล์"
- ในตัวเลือก "ไฟล์" ค้นหาและคลิก "บันทึกเป็น" คุณต้องเลือกรูปแบบ "เทมเพลต Outlook" และบันทึกข้อความ
การสร้างเทมเพลตเป็นเพียงขั้นตอนแรกที่จะช่วยให้คุณเข้าใจวิธีตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook และทำให้โปรแกรมอีเมลของคุณใช้งานได้ง่ายขึ้น
ขั้นตอนพื้นฐานสำหรับการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติ
การตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติมีขั้นตอนพื้นฐานดังต่อไปนี้:
- คุณต้องหาแท็บ "กฎ" ที่แผงด้านบนของโปรแกรม
- จากนั้นเลือก "การควบคุมกฎและการแจ้งเตือน” ซึ่งคุณต้องเลือกตัวเลือก “ใหม่”
- ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น ให้เลือก "ใช้กฎกับข้อความที่ฉันได้รับ"
- หลังจากเลือกแล้ว ให้คลิกปุ่ม "ถัดไป"
- หน้าต่าง "ตัวช่วยสร้างกฎ" จะปรากฏขึ้น โดยที่คุณไม่จำเป็นต้องเลือกอะไรเลย จากนั้นคุณเพียงแค่ต้องคลิกปุ่ม "ถัดไป" แล้วตอบ "ใช่"
- ในหน้าต่างถัดไปที่ปรากฏขึ้น คุณต้องทำเครื่องหมายที่ตัวเลือก "ทำเครื่องหมายโดยใช้เทมเพลตที่ระบุ" ในหน้าต่างด้านล่าง คุณต้องคลิกที่ "เทมเพลตที่ระบุ"
- ถัดไป หน้าต่าง "โฟลเดอร์" จะปรากฏขึ้น ซึ่งคุณควรเลือก "เทมเพลตในระบบไฟล์"
- หลังจากหน้าต่าง "ตอบกลับอัตโนมัติ" ปรากฏขึ้น คุณต้องคลิกและเปิดมันขึ้นมา
- ใน "ตัวช่วยสร้างกฎ" ที่เปิดขึ้น ให้เลือก "ถัดไป"
- ในหน้าต่างสุดท้าย ก่อนตั้งค่าตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook คุณต้องคลิกปุ่ม "เสร็จสิ้น"
ดังนั้น การตั้งค่าตอบกลับอัตโนมัติเสร็จสมบูรณ์แล้ว ตอนนี้ข้อความที่ฝังอยู่ในเทมเพลตจะถูกส่งไปยังที่อยู่ใดก็ได้ สิ่งสำคัญที่ควรทราบ: เพื่อให้การตอบกลับอัตโนมัติทำงานได้อย่างเสถียรและมีประสิทธิภาพ คุณควรจัดเตรียมคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลของคุณด้วยอินเทอร์เน็ตอย่างต่อเนื่อง
สรุป
ดังนั้น การตอบกลับอัตโนมัติจะถูกใช้ใน Outlook สำหรับอีเมลขาเข้าทั้งหมด ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเทมเพลตที่สร้างขึ้นและการดำเนินการที่ทำ แต่คุณควรคำนึงถึงความจริงที่ว่าตัวช่วยสร้างกฎมีไว้สำหรับส่งการตอบกลับอัตโนมัติไปยังผู้รับเพียงครั้งเดียว
เซสชั่นเริ่มต้นหลังจากเปิดตัวโปรแกรมเมลครั้งแรก และสิ้นสุดเมื่อคุณออกจากโปรแกรม ในขณะที่โปรแกรมใช้งานได้การตอบกลับซ้ำ ๆ ต่อผู้รับที่จัดการส่งข้อความจำนวนหนึ่งจะไม่มา ตลอดเซสชั่น โปรแกรมจะสร้างรายชื่อผู้ใช้ที่เฉพาะเจาะจงซึ่งได้รับการตอบกลับอัตโนมัติ การกระทำดังกล่าวทำให้คุณไม่สามารถส่งข้อความซ้ำได้ อย่างไรก็ตาม หากคุณเริ่มโปรแกรมใหม่ รายการจะถูกลบออก ดังนั้น ด้วยขั้นตอนพื้นฐานในการตั้งค่าและสร้างเทมเพลต ข้อสงสัยทั้งหมดเกี่ยวกับวิธีตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook จะหายไป
