ไคลเอนต์และอีเมล Outlook เป็นหนึ่งในหลาย ๆ โปรแกรมและบริการที่สร้างโดย Microsoft โดยให้ผู้ใช้สามารถส่ง รับอีเมล และจัดระเบียบวันทำงานด้วยความช่วยเหลือจากออร์กาไนเซอร์ในตัว จำเป็นต้องกำหนดค่าฟังก์ชันทั้งหมดที่ฝังอยู่ในโปรแกรมให้เกิดประโยชน์สูงสุด
การเพิ่มกล่องจดหมายใน Outlook 2007
นี่คือการตั้งค่าที่สำคัญที่สุดในโปรแกรมเมลเพราะไม่มีประโยชน์หากไม่มีการเชื่อมต่ออีเมล ในการตั้งค่า Outlook ตามที่ควร คุณต้องทำตามอัลกอริทึมต่อไปนี้:
- เลือก "บริการ" ในแถบเมนู
- ในเมนูแบบเลื่อนลง คลิกที่รายการย่อย "การตั้งค่าบัญชี"
- ในแท็บ "อีเมล" ให้คลิกปุ่ม "สร้าง …"
- ในหน้าต่าง "เพิ่มบัญชี" ป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบและรหัสผ่านจากกล่องจดหมายที่ลงทะเบียนใน Hotmail
- ในการกำหนดค่าการเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์อีเมลอื่นทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากบรรทัด "กำหนดค่าด้วยตนเอง … " และคลิก "ถัดไป"
- เลือก "อีเมลทางอินเทอร์เน็ต"
- กรอกทุกบรรทัด เลือกโปรโตคอลสำหรับข้อความขาเข้า
- คลิกที่ปุ่ม "การตั้งค่าเพิ่มเติม"
- ในแท็บที่สาม ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก "เซิร์ฟเวอร์ SMTP ต้องการ …".
- ในแท็บสุดท้าย ป้อนหมายเลขพอร์ตและประเภทของการเข้ารหัส SSL หรือ TSL ที่ใช้
- คลิกที่ปุ่ม "ตรวจสอบบัญชี" เพื่อตรวจสอบว่าการตั้งค่าถูกต้องหรือไม่
- คลิก "ถัดไป" และ "เสร็จสิ้น" เพื่อสิ้นสุดการตั้งค่า
กำลังสร้างลายเซ็นสำหรับข้อความ
ตัวเลือกนี้ให้คุณแทรกข้อความมาตรฐานใดๆ ลงในจดหมายที่ส่งแต่ละฉบับ: คำอธิษฐาน รายชื่อติดต่อ หรือชื่อบริษัท Microsoft Outlook 2007 ช่วยให้คุณสร้างรายการดังกล่าวได้หลายรายการและเชื่อมต่อกับกล่องจดหมายเฉพาะ มีสองวิธีในการเรียกหน้าต่างเพื่อสร้างลายเซ็นใหม่ อันแรกมีดังนี้:
- บนแถบเครื่องมือ ให้คลิกปุ่ม "สร้าง"
- ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น ให้ไปที่แท็บ "แทรก"
- กดปุ่ม "ลายเซ็น" และเลือกรายการย่อย "ลายเซ็น"
ในการสร้างลายเซ็นด้วยวิธีที่สอง คุณต้อง:
- ไปที่เมนู "บริการ" เลือกรายการย่อย "ตัวเลือก"
- ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น ไปที่แท็บ "ข้อความ" และคลิกที่ปุ่ม "ลายเซ็น"
การสร้างลายเซ็นใหม่ทำได้โดยใช้อัลกอริธึมต่อไปนี้:
- คลิกปุ่มซ้ายของเมาส์ที่ปุ่ม "สร้าง" ในหน้าต่างใหม่ ป้อนชื่อของข้อความในอนาคต
- ในครึ่งล่างของหน้าต่างหลัก ป้อนข้อความที่ต้องการและจัดรูปแบบโดยใช้แผงที่มีชื่อเดียวกันเหนือช่องข้อความ คุณยังสามารถแทรกรูปภาพ นามบัตร หรือลิงก์ไปยังเอกสาร html
วิธีตั้งค่า Outlook 2007 ให้แทรกลายเซ็นในข้อความโดยอัตโนมัติ
ในการเปิดใช้งานคุณสมบัตินี้ คุณต้อง:
- เลือกชื่อส่วนแทรกที่ต้องการในรายการทางด้านซ้าย
- ในรายการทางขวา เลือกว่าจะใช้บัญชีใดและใส่ในกรณีใดบ้าง (ข้อความใหม่หรือตอบกลับจดหมายที่ส่ง)
สิ้นสุดการตั้งค่าการแทรกลายเซ็นอัตโนมัติใน Outlook
ตอบกลับข้อความอัตโนมัติ
คุณสมบัตินี้ช่วยให้คุณตอบกลับอีเมลขาเข้าจากผู้ส่งเฉพาะหรือคนใดก็ได้ที่มีรายการเตรียมไว้ล่วงหน้า ในการสร้าง คุณต้องมี:
- ในเมนู "ไฟล์" เลือก "สร้าง" และ "ข้อความ" หรือใช้ "แป้นลัด" Ctrl + N.
- ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น ให้ป้อนข้อความที่จำเป็นทั้งหมด
- บันทึกเป็น.oft (เทมเพลต Outlook) โดยใช้คำสั่ง Save As…
อัลกอริธึมสำหรับตั้งค่าตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook 2007 มีดังต่อไปนี้วิธี:
- ในเมนูหลัก ให้เลือก "บริการ" > "กฎและการแจ้งเตือน"
- ในหน้าต่างใหม่ คลิกปุ่ม LMB ที่ปุ่ม "ใหม่…"
- ในกล่องโต้ตอบ "ตัวช่วยสร้างกฎ" แรก ให้เลือกบรรทัด "ตรวจสอบข้อความเมื่อได้รับ" แล้วคลิก "ถัดไป"
- ในกล่องโต้ตอบที่สองของ "วิซาร์ด" ให้เลือกช่อง "ที่อยู่กับฉันเท่านั้น" แล้วคลิก "ถัดไป" อีกครั้ง
- ในหน้าต่างที่สาม ให้เลือกช่อง "ตอบกลับโดยใช้เทมเพลตที่ระบุ" ในบล็อก "ขั้นตอนที่ 2" ให้คลิกที่คำที่ไฮไลต์เป็นสีน้ำเงินแล้วเลือกไฟล์ที่สร้างไว้ล่วงหน้าซึ่งมีนามสกุล.oft
- ในหน้าต่างที่สี่ ระบุข้อยกเว้นสำหรับการตอบกลับอัตโนมัติ
- ในหน้าต่างสุดท้าย ป้อนชื่อของกฎและทำเครื่องหมายข้าง "เปิดใช้งานกฎ" เพื่อเริ่มทำงาน
ในการเปลี่ยนหรือลบกฎที่สร้างขึ้น คุณต้องคลิกปุ่มที่มีชื่อเดียวกันในหน้าต่าง "กฎและการแจ้งเตือน" นี่คือวิธีตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook 2007
เปลี่ยนเวลา
นอกจากความสามารถในการทำงานกับเมลแล้ว Outlook ยังมีตัวจัดระเบียบพร้อมปฏิทินอีกด้วย บางครั้งผู้จัดงานจะแสดงเวลาในรูปแบบ 12 ชั่วโมงที่ใช้ในสหรัฐอเมริกา ไม่มีวิธีบูรณาการในการตั้งเวลาใน Outlook ให้เป็นรูปแบบ 24 ชั่วโมงปกติ เนื่องจากโปรแกรมขึ้นอยู่กับการตั้งค่าระบบปฏิบัติการ Windows หากต้องการเปลี่ยน คุณต้องใช้:
- ไปที่ "แผงควบคุม" และไปที่ "ตัวเลือกภูมิภาคและภาษา" หรือ "ภาษา" สำหรับ Windows 8
- สำหรับวินโดว์XP: "การตั้งค่า" > แท็บ "เวลา" > เลือกรูปแบบเวลา hh:mm:ss tt หรือ HH:mm:ss สำหรับเวลา 12 และ 24 ชั่วโมงตามลำดับ
- สำหรับ Windows 7: แท็บแรก > ปุ่ม "ตัวเลือกเพิ่มเติม" > "เวลา" ป้อนหรือเลือกค่าจากขั้นตอนแรกในบรรทัดที่เกี่ยวข้อง
- สำหรับ Windows 8: "ภาษา"> "เปลี่ยนรูปแบบวันที่ ฯลฯ" > "พารามิเตอร์เพิ่มเติม"> "เวลา"
- กด "ตกลง" เพื่อบันทึกการตั้งค่า
สิ้นสุดการตั้งค่าเวลา
แจ้งเตือน
โปรแกรมรับส่งเมลที่ไม่แจ้งให้ผู้ใช้ทราบเมื่อมีข้อความใหม่เป็นชุดหน้าต่างสวยๆ ที่ไร้ประโยชน์ ตั้งค่าการแจ้งเตือนใน Outlook ได้ง่ายตามต้องการ ในการดำเนินการนี้ คุณต้องมี:
- เปิดหน้าต่าง "ตัวเลือก" แล้วคลิกปุ่ม "ตัวเลือกเมล" ในแท็บแรก
- ในกล่องโต้ตอบ ให้คลิกที่ "ตัวเลือกเพิ่มเติม"
- ในหน้าต่างใหม่ในบล็อก "เมื่อได้รับข้อความใหม่ในโฟลเดอร์กล่องจดหมาย" ให้ทำเครื่องหมายที่รูปแบบการแจ้งเตือนที่ต้องการ
- หากต้องการเปลี่ยนพารามิเตอร์ของการแจ้งเตือนป๊อปอัปบน "เดสก์ท็อป" ให้คลิกที่ปุ่ม "การตั้งค่าการแจ้งเตือนบนเดสก์ท็อป … " คุณสามารถเปลี่ยนความโปร่งใสและเวลาแสดงผลได้
มีหลายวิธีในการตั้งค่าฟีเจอร์ต่างๆ ใน Outlook เช่นเดียวกับในตัวเอง แต่ขั้นตอนนี้ง่ายพอสำหรับผู้ใช้ทั่วไป
